工程物资管理系统功能全面利用分析

发布来源：发布时间：2014/09/17点击量：2176

工程物资管理系统功能全面利用分析
罗文华
（中铁三局集团第五工程有限公司，山西 晋中 030600）

摘  要：从工程物资管理系统项目部使用中存在的问题，功能全面利用的方法、作用，如何准确输入基础信息等方面，分析了工程物资管理系统功能全面利用的重要性。
关键词：物资；管理；系统功能；分析

中图分类号：F490.6              文献标识码：A               文章编号：2095－6835（2014）01－0052－02
 
    中铁三局集团公司于2008-04开发了一套工程物资管理系统，2008-12在集团公司范围内的项目部全部应用，经过2009-04，2010-08，2012-12和2013-11四次升级已经比较成熟，使用起来比较方便，基本满足了各层级单位物资管理工作的需要。
但是时至今日，项目部对工程物资管理系统的使用主要限于收发料、动态表等简单功能的应用，工程物资管理系统的主要功能，如供应商管理、合同管理、付款结算管理、周转材料租赁管理和核算分析等，多数项目没有得到很好的利用。
1  工程物资管理系统使用存在的问题
1.1  合格供应商的调查评价资料未录入
    项目部操作人员只是为了满足填写收料单的需要而输入了供应商名称，并没有将主要材料供应商的调查评价资料和合格供方的名单完整录入。因此，上级部门不能从工程物资管理系统中获取项目部合格供方信息。
1.2  采购合同未登记或登记不全
    工程物资管理系统中设置了采购合同的登记，但是项目部签订的采购合同未登记或登记不全，使上级部门无法从系统中看到项目的全部采购合同和合同的执行情况，不能起到监督作用。
1.3  付款登记未填写
    没有填写付款登记，无法生成供应商的付款、欠款动态表，物资采购的结算付款情况无从取得。
1.4  周转材料的租赁和内部借用未输入
    周转材料、租赁材料未输入，无法从工程物资管理系统中了解外部的租入和出租情况；内部借用未输入也就无法从系统中看到周转材料的分布使用状态。
1.5  主要材料的总计划未输入或输入不全
    限额供应和发料是物资管理的重点内容。工程物资管理系统中设置了报警监控、限额发料提醒、限额供应和工号限额台账，但是主要材料的总计划不输入或输入不全，这些功能并未发挥作用。
1.6  每月的主要材料应耗量未输入或输入不全
    工程物资管理系统中有主要物资的节超分析表，但是每个月完成工程的主要材料应耗数量未输入或输入不全，也无法从中获取准确的节超数据。现在显示在系统中的数据是全超全节或大超大节，数据准确性极低。
1.7  上级部门要求的报表需要手工填写
    上级部门的报表不是通过工程物资管理系统来实现，而是另外制作表格填写。这样使操作人员忙于填写表格而无暇顾及输入系统数据。
    现在使用存在的问题主要是：①未向工程物资管理系统设置的项目中输入相应的数据，使这项功能不能发挥作用；②上级部门全面推行的力度不强。如何将这些功能充分利用起来就成为需要解决的问题。
2  工程物资管理系统功能全面利用的方法
2.1  领导的重视和支持
    任何一项工作的推行都离不开从上到下各层级领导的重视和支持，有领导的支持才能配备符合要求的硬件设备和有能力的物资人员来从事这项工作。当初使用工程物资管理系统的时候，各级领导都给予了很大的支持，使工程物资管理系统得以在全公司范围内使用。现在要将其主要功能全面利用起来，集团公司领导重视了，分公司的领导、项目的领导和部门负责人是否也重视了？要知道具体的工作都在基层。
2.2  发文件来加强管理
    要将工程物资管理系统的主要功能利用起来，就要通过下发文件作出规定，使具体的操作人员学习文件后知道应该怎么做。
2.3  上级部门的培训
    要将工程物资管理系统的主要功能利用起来，操作人员是否能够正确操作，还需要上级部门适时进行培训，使操作人员将遇到的疑难问题在培训中得到解答，从而可以熟练应用管理系统。
2.4  上级部门利用系统数据而不是另外制表填写
    上级部门把日常的报表和执行情况的数据通过工程物资管理系统来审核检查，及时将检查情况通知物资操作人员，并督促其修改，在此过程中操作人员自然也就把相关内容录入了。不再另外制表填写，使操作人员就有更多的时间来完善系统数据。
2.5  上级部门的监督检查
    上级部门在日常的监督检查中要将工程物资管理系统的功能利用检查纳入其中，对每一项内容的输入进行评分，也就是执行力的监督检查。这样做是为了让操作人员对这部分工作重视起来。
2.6  规定奖罚措施，且落实到位
    规定工程物资管理系统功能利用的奖罚措施，要将规定进行实际实施，督促和激励操作人员使用。
3  工程物资管理系统功能全面利用的作用
    施工企业物资管理的主要内容：①要及时、齐备、质量良好、经济合理地供应物资，包括计划、采购、运输、点收、保管、发放等过程和环节；②做好物资统计核算和分析，为决策提供消耗依据；③做好废旧物资的回收和处理。工程物资管理系统从不同的功能模块实现了这些内容，主要体现在以下几方面。
3.1  实现了事前计划
    在单项工程总需用计划单中输入各项目工号的总计划。这个计划的输入和后期输入的收料单生成了限额供应台账，起到限额供应的作用；在主要物资采购计划单中输入时，从单项工程总需用计划单中选择数据，防止了采购计划超总需用计划数据情况的发生。供应商的调查评价、资料填写和合格供方名单的完善都是对采购物资的事前计划，都能在工程物资管理系统中查询。
3.2  实现了事中监控
    分期分工号需用单输入各作业班组的施工工号的计划，对后期作业班组的发料起到限额的作用。如果后期填写的发料单超过总需用计划或分期分工号计划，发料单记账时系统会自动提醒超过了计划，并且系统管理中有报警监控和报警明细，随时可以查看报警情况：超量的显示为红底色并打“×”，未超量的显示蓝底色并打“√”。同时，还增加了现金流量监控表，每月对采购结算资金、临建物资数量、主要物资数量和周转材料摊销进行监控。
3.3  实现了事后核算
    某工号完工后，在工程工号中的完工处打上勾，就可以到完工工程核算表中完善相关资料并进行核算分析，总结节超原因，制订整改措施，为其他工号的物资管理提供经验教训。
3.4  废旧物资处理监控
    当有废旧物资处理时直接记录到工程物资管理系统的自完产值消耗表中，系统将自动冲减当期的消耗金额，和产值进行对比。
3.5  完成手工难以完成的信息处理，提高管理效率
    从主要物资的送检通知单到试验报告单的填写，收料单、发料单的填写实现从收料到消耗或消耗到收料的完整追溯，方便随时查询。当前期预进物资的正式票据到达后，可以通过简单的一步操作生成相应的多张正负数的收发料单，大大减少了冲账的工作量，提高了效率。通过基础数据的输入自动生成主要物资的价差量差分析表，完成主要物资的节超分析，可以按月、季、年或其他任意月份的组合选择进行数据汇总，也可以生成从开工至某月的包含总计划、应耗量、收支存的数量金额、节超的数量金额、超耗扣回量和金额、综合节超数量金额和节超率等全面数据的项目部综合分析表，从此表中可获取项目部的全部信息资料。单机核算分析明细表自动生成。直接点击“管理看板”快速生成领导重点关注的内容。
    这些作用只是管理中的主要内容，其他还可以根据不同组合生成相应的数据。总之，把工程物资管理系统的功能全面利用起来后可以随时从不同的角度获取不同时间段需要的数据。
4  准确输入基础信息
    要想将工程物资管理系统的功能全面利用起来，还有很重要的一点是输入的基础信息要准确，要与实际情况相符，这样生成的数据才是有意义、有利用价值的——不仅仅是数字的准确性，还有文字方面的准确性。针对经常容易出错的情况有以下几项需要注意：①填写单据的数量、单价要准确，要注意单位换算时数量、单价的正确填写。②供应商名称要准确。供应商名称要填写供应商的工商注册全称，供应商的名称即使是一字之差，上级单位统计时就会成为两个不同的供应商。③存放地点选择要准确。填写收发料单这些基础单据时，存放地点一定要选择正确，否则生成的仓库动态表不正确。按照存放地点条件查询的数据不准确，无法为分析提供准确的数据。④供应方式选择要准确。填写收料单时供应方式要正确选择，这样生成的报表显示的不同供应方式数据才能准确。⑤成本科目选择要准确。填写发料单时成本科目要按照操作指导书中的分类正确填写，便于财务部门正确归集成本科目。
5  结束语
    适应现代管理的要求，工程物资管理系统已经使用近五年，如何把工程物资管理系统的功能正确、合理、全面地利用起来，逐步改进，使系统更加适应现场的需要，是摆在物资管理人员面前的问题。希望通过领导的支持，上级部门的督促指导，项目部门的贯彻实施，使工程物资管理系统更好地为施工现场物资管理工作服务。

 〔编辑：白洁〕 

 

Construction Materials Management System Features Full Use of the Analysis
Luo Wenhua

Abstract: The problems in materials management system project from the engineering department, full-featured use of the method, function, how to accurately enter basic information and other aspects, analyzes the importance of engineering materials management system fully functional use.
Key words: materials; management; system functions; analysis

 

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本文已公开发表在《科技与创新》杂志2014年第1期