信息化背景下广东省科技档案管理的现状与对策研究

    科技档案管理是科研项目管理的重要一环，如何做好科技档案管理，发挥科技档案在科技项目研究中的作用，亟需进一步提升广东省科技档案管理的水平，实现管理的科学性和有效性。为此，全面梳理当前广东省科技档案管理的工作的现状，及时发现并解决存在的问题，对于改善科技档案管理工作意义重大。  

1  完善科技档案管理的必要性

“科技档案”是科学技术档案的简称。《科学技术档案案卷构成的一般要求》将科技档案定义为“记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。”

科技档案管理工作是否规范直接影响着科研管理的效率、质量和水平，一定程度上也影响着科研单位科研的发展与进步^[1]。完善科技档案管理具有重要的意义，主要体现在以下3方面：①科技档案一般围绕独立的科研项目进行，从而形成具有成套的系统的科技文件。完善科技档案管理，有利于系统地了解科研项目的开展过程和科研成果。②科技档案具有现实使用性，与其他档案相比，即使在归档之后仍具有较高的利用和使用价值。完善科技档案管理，能够为后续项目研究、成果转化应用提供参考。③过程性科技档案记录了科学研究的思路、步骤和方法，包含科技创新的经验和教训，是极其重要的信息和知识资源，是一种潜在的生产力。完善过程性档案记录，有利于提炼有价值的素材，发挥科技档案的潜在服务功能。

2  广东省科技档案管理存在的问题

2.1  科技档案管理意识较为薄弱

由于档案宣传教育不够，尤其是档案法规制度培训仅局限于档案系统内部人员，科研项目成员档案意识薄弱。专门的科技档案法规制度建设较为滞后，作为科技档案法规制度上位层次的档案法规制度尚未健全。未将科技档案管理纳入科技管理法规制度中，现有的科技管理法规制度对科技档案管理提出具体、明确的条文少之又少。

2.2  科技档案管理配套硬件设施不够完善

硬件设施是档案管理工作的基础和支撑。目前仍有许多地区和管理部门科技档案管理工作设备配置不足，设备多为常规设备，信息化工具的配备较为欠缺。档案存放空间、场地等配套硬件设施不够完善。档案存放的空间有限，通风环境不良，再加上广东地区多降水、气候闷热潮湿，纸质档案受潮易霉变腐烂，纸质档案的存放和保存场地问题亟需解决。

2.3  重结果类档案，轻过程类档案

    现有的科技档案多为结果类档案，多为项目合同、结题验收书等资料，对项目研究的立项、评价等研究过程类档案信息的收集较少，归档材料较为零散，资料不够完整。建立与每一科研环节对应的档案资料，有利于科研项目管理的全过程管控。在项目管理过程中，科技档案类资料注重研究结果类资料，比如验收书等，对于科技计划项目研究的过程类资料关注收集较少。  

2.4  科技档案管理电子化尚处于起步阶段

全国范围内，北京、上海、浙江等沿海发达省市率先将科技档案管理信息化建设纳入本地区信息化建设规划中，江苏、上海等地科技档案部门相继启动数字档案馆建设，开发了形式多样的科技档案数字化信息化馆藏。但中心部地区、内陆省市在科技档案管理电子化建设方面较为滞后，多处于起步阶段。

运用信息技术，研发科技档案管理信息化共享服务平台，整合科技档案信息资源，形成各方学习交流的经验，完善服务用户系统势在必行。广东的科技档案管理主要依托科技业务管理系统，起步于2013年，仍处于初始化阶段。

2.5  科技档案管理专业人才匮乏

    专业的人才队伍是档案管理工作的中枢，专业人才的缺乏使档案管理工作的运转必将受到影响。现阶段，科技档案管理专业人才队伍仍难以满足实际需求。科技档案管理人才队伍规模小，专职人员队伍较为薄弱。档案管理人员专业培训参与度低，专业基础不扎实。培养和引入专业化的科技档案管理人才十分迫切。目前，主要负责省科技档案管理专业人员较少，为一两名，人员方面较为匮乏。 

3  优化广东省科技档案管理工作的对策

3.1  增强科技档案管理意识

    增强档案意识是做好科技档案管理工作的前提，通过多种方式方法加强科技档案宣传教育，提高科技档案工作意识。各级领导不仅要在思想上重视科技档案管理，更需将科技档案管理纳入议事日程，真正在行动上重视科技大难管理工作。同时，各科技主管部门及项目管理专业机构应该与时俱进，树立新的科技档案观。

3.2  健全科技档案管理配套硬件设施

硬件设施是做好档案存放与管理的基础与支撑，完善档案库房、场地、设施和用品，保证场地通风、干燥。保障电子化档案管理的硬件设施，确保计算机、硬盘以及科技档案管理系统的正常运作。保证科技档案管理经费投入，将科技管理档案经费纳入科技项目经费预算，从整体科技项目经费预算中按一定比例划拨科技档案管理经费，用于健全配套硬件设施建设。

3.3  由档案的载体管理向档案的内容管理转变

由过去关注档案的载体管理逐步向关注档案的内容管理转变，由档案保管向科研智库功能转变。科技档案不同于行政管理工作中形成的文书档案，具有很强的技术性，包含了大量的科技信息和知识，是一种无形的资产。科技活动的过程性记录，包含了科技活动的思路、步骤、方法以及科技创新的经验和教训，由过去关注档案的载体管理逐步向关注档案的内容管理转变是当前科技档案管理工作的一项重要内容。科技档案只有通过开发利用才能实现其价值，管理科技档案的最终目的是服务于科技工作，服务于科技生产和科技管理者。

科技主管部门对于科技档案的管理应该由过去关注档案的载体管理逐步向关注档案的内容管理转变，转变档案管理“重收藏、轻利用”的传统观念，树立以需求为导向、以用户为中心的理念，实现科技档案保管向科研智库功能的转变。科技主管部门要将科技档案开发利用视为科技成果推广、应用与转化的重要形式之一，将科技档案的开发利用率作为科技成果评价的指标之一，充分发挥科技档案在科研中的重要作用，将科技档案打造成科研智库。

3.4  运用信息化手段实现监管全程留痕管理

依托计算机、互联网、信息技术，对传统的纸质档案进行数字化处理，实现监管全程留痕管理。电子档案具有可传输性、可复制性和间接阅读性等特点，电子档案可节省大量时间、空间。电子科技档案对计算机设备和技术具有依赖性，所以在保证计算机系统可靠与安全运行的前提下，建立具有长期保存功能的数字档案馆系统，实现科技档案的信息化管理。对于单位内部使用、不涉及法律问题，价值不大、短期保存的档案，以及无法打印或打印后反而不具备凭证价值的档案，可直接转化成电子档案保存。数量过于巨大、打印需消耗大量纸张和保存空间的档案，不用强制要求打印成纸质档案保存。

建设电子科技档案采集与管理平台对档案进行分类整理，建立科学、合理的档案目录，逐次逐类将档案电子化。结合云存储技术，建设科技档案存储云管理，此举可避免纸质档案存储遗失、计算机硬件损毁导致的科技档案损毁。

3.5  加强档案管理专业人才队伍建设

加强档案管理专业人才队伍建设，为提高档案管理人员素质，规范科技档案管理人员准入，可适当提高科技档案管理的准入门槛，从源头上提高档案管理人员素质，建立档案管理从业资格认证制度，定期组织专业培训，重点培养档案信息化和档案保护修复人才。适当扩大档案人员编制，充实科技档案管理人才队伍。

参考文献：

［1］王莉.浅谈大数据时代科技档案融合发展创新之路［J］.山西档案，2016（01）.

［2］徐拥军，张斌.我国科技档案管理体制机制的现存问题［J］.档案学研究，2016（02）.

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作者简介：孙晶（1990—），女，硕士研究生，从事科技管理研究工作。

〔编辑：刘晓芳〕